Bewerberdatenschutzerklärung der Stiftungsfamilie Bahn-Sozialwerk (BSW) und Eisenbahn-Waisenhort (EWH)
Dem Schutz und dem verantwortungsvollen Umgang mit Ihren persönlichen Daten räumt die Stiftungsfamilie BSW & EWH einen besonderen Stellenwert ein. Wir nutzen Ihre persönlichen Daten nur im Rahmen der jeweils gültigen gesetzlichen Bestimmungen. Zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung möchten wir Sie hier über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informieren.
Sofern Sie sich auf eine konkret ausgeschriebene Stelle bewerben, ist die in der jeweiligen Ausschreibung genannte Gesellschaft für die Nutzung ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Haben Sie sich zusätzlich für die Aufnahme in unseren Bewerberpool entschieden oder haben Sie sich initiativ bei der Stiftungsfamilie BSW & EWH beworben, haben wir die Möglichkeit, Ihre persönlichen Angaben für zukünftige Stellen innerhalb der Stiftungsfamilie BSW & EWH zu berücksichtigen und Sie daraufhin kontaktieren zu können.
Zur Nutzung des Online-Bewerbungsverfahrens werden personenbezogene Daten, wie z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum sowie Angaben über Ihre Qualifikation, Ihren Lebenslauf und Werdergang, erfasst. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Dokumente wie Zeugnisse und andere Anlagen zu übermitteln.
1. Kontaktdaten der Verantwortlichen und der Datenschutzbeauftragten
Kontaktdaten der Verantwortlichen
Stiftung Bahn-Sozialwerk
Münchener Straße 49
60329 Frankfurt am Main
Tel.: 0800 2651367
E-Mail: info@stiftungsfamilie.de
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte
Keyed GmbH
Siemensstraße 12
48341 Altenberge
info@keyed.de
+49 (0) 2505 - 639797
2. Zweck und Rechtsgrundlage
Die Stiftungsfamilie BSW & EWH verarbeitet personenbezogene Daten wie z.B. Name, Adresse, Lebenslauf, Zeugnisse, Kenntnisse, Fähigkeiten und weitere personenbezogene Daten und Kommunikationsdaten im Rahmen der Bewerbungen für den Zweck des Bewerbungsverfahrens, soweit diese für die Entscheidung bezüglich der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses von Bedeutung sind. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG-neu und Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Soweit die Stiftungsfamilie BSW & EWH im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet, ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 3 und Abs. 4 BDSG-neu. Die Rechtsgrundlage für die Aufnahme in den Bewerberpool ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Für Bewerbungen von Minderjährigen ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Bewerbungen können per E-Mail übermittelt werden. Hierbei bitten wir jedoch zu beachten, dass E-Mails grundsätzlich nicht verschlüsselt versendet werden und die Bewerber selbst für die Verschlüsselung sorgen müssen. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen und empfehlen daher unser Bewerberportal zu nutzen.
Der Dienstleister unseres Bewerbermanagementsystems erhebt Logdaten in Form Ihres Benutzernamens, Bewerbernamens und Ihrer IP-Adresse. Diese Daten werden nach 150 Tagen gelöscht. Der Zweck der Verarbeitung der Logdaten liegt in der Absicht, einen ordnungsgemäßen Systembetrieb zu gewährleisten und Angriffe auf das System abzuwehren. Rechtsgrundlage für die Logdaten ist neben Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu auch Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und das überwiegende berechtigte Interesse äußert sich darin, den technischen ordnungsgemäßen Betrieb des Bewerbermanagementsystems und damit des Bewerbungsverfahrens zu gewährleisten.
3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten (Dritte)
Für das Bewerbermanagement wird die Cloud-Software d.vinci von der d.vinci HR-Systems GmbH eingesetzt. Die d.vinci HR-Systems GmbH wurde von uns sorgfältig ausgewählt.
Vertragliche Regelungen gem. Art. 28 DSGVO wurden mit der d.vinci HR-Systems GmbH abgeschlossen. Die Daten werden ausschließlich an interne Empfänger bei der Stiftungsfamilie BSW & EWH weitergegeben (beispielsweise für den gesetzlich vorgeschriebenen Betriebsratsanhörungsprozess auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO an den Betriebsrat der Stiftungsfamilie BSW & EWH oder an die beteiligte jeweilige Fachabteilung). Eine Weitergabe Ihrer Bewerbung und Ihrer personenbezogenen Daten an sonstige Dritte findet nicht statt.
d.vinci setzt jedoch Standardunterauftragnehmer ein, die d.vinci bei der technischen und organisatorischen Durchführung des Bewerbungsverfahrens unterstützen. An diese Unterauftragnehmer können Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Umfang übermittelt werden. d.vinci verpflichtet die eingesetzten Unterauftragnehmer zur Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und stellt sicher, dass diese Daten nur entsprechend den Weisungen von d.vinci verarbeitet werden. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Standardunterauftragnehmer kann unter https://www.dvinci.de/docs/infomaterialien/informationen/Unterauftragnehmer_Mai%202026_29.05.2026.pdf eingesehen werden.
4. Bewerberpool
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besteht die Möglichkeit, in den Bewerberpool der Stiftungsfamilie BSW & EWH aufgenommen zu werden, damit wir Sie im Falle einer ggf. passenden offenen Stelle kontaktieren und zur erneuten Bewerbung auffordern können. Ihre persönlichen Angaben können wir dann für zukünftige Stellen innerhalb der Stiftungsfamilie BSW & EWH berücksichtigen und Sie daraufhin kontaktieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung bzw. die Einwilligung Ihres Erziehungsberechtigten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Bewerberdaten, die wir zur Nutzung für weitere Stellen berücksichtigen sollen, werden von uns zu diesem Zweck vollständig bis 2 Jahre aufbewahrt. Nach der Aufbewahrungszeit werden die Daten anschließend automatisch vernichtet.
Die Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Die Einwilligung kann jederzeit und ohne Angaben von Gründen widerrufen werden.
5. Dauer
Wir verarbeiten Ihre Bewerbung und somit Ihre darin enthaltenen personenbezogenen Daten während des laufenden Bewerbungsverfahrens. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, auch im Fall einer Absage, werden wir Ihre personenbezogenen Daten in Form Ihrer Bewerbung und Unterlagen für bis zu 6 Monate speichern und im Anschluss löschen. Diese Aufbewahrungsfrist ergibt sich u.a. aus den Regelungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG).
Bewerbungen werden nur dann länger als sechs Monate gespeichert, wenn Bewerber in eine längere Speicherung eingewilligt haben, um für künftige Vakanzen berücksichtigt zu werden, indem sie ihre Einwilligung für die Aufnahme in unseren Bewerberpool gegeben haben. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten für weitere sechs Monate, insgesamt also für 12 Monate, gespeichert und anschließend gelöscht. Logdaten, die unser Bewerbungsmanagementsystem verarbeitet, werden nach 150 Tagen gelöscht.
6. Übermittlung von Daten in ein Drittland
Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland, also einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, findet durch die Verwendung der Software von d.vinci HR-Systems GmbH nicht statt.
7. Einwilligungserklärung bei minderjährigen Bewerberinnen und Bewerbern
Falls Sie das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ist eine Einwilligungserklärung Ihrer Erziehungsberechtigten erforderlich, aus der deutlich wird, dass Ihre Erziehungsberechtigten mit Ihrer Bewerbung bei der Stiftungsfamilie BSW & EWH und, falls gewünscht, mit der Aufnahme in unseren Bewerberpool, einverstanden sind. Hierzu stellen wir Ihnen eine Einwilligungserklärung zur Verfügung. Bitte laden Sie die unterzeichnete Einwilligungserklärung zusammen mit Ihren Bewerbungsunterlagen über die entsprechende Funktion im Online-Portal hoch. Ansonsten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten löschen.
Im Rahmen der eingeholten Einwilligungserklärung verarbeiten wir zum Zwecke des Nachweises personenbezogene Daten in Form des Vor- und Nachnamens der jeweiligen Erziehungsberechtigten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei darin, einen Altersnachweis des jeweiligen Bewerbers / der jeweiligen Bewerberin führen zu können und hiermit unseren Pflichten als Verantwortliche im Sinne der DSGVO nachzukommen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der jeweiligen Erziehungsberechtigten erfolgt anhand der Angaben in der vorliegenden Datenschutzerklärung.
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Ihnen steht ferner ein Recht auf Unterrichtung über Empfänger (Art. 19 DSGVO) zu.
Sie haben insbesondere das Recht, eine abgegebene Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Durch den Widerruf der jeweiligen Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Bitte senden Sie hierzu eine E-Mail an Bewerbung@Stiftungsfamilie.de. Weitere Informationen oder Abgabeadressen eines Widerrufs entnehmen Sie bitte den Kontaktdaten aus Ziffer 1. Sie haben ferner das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO).
Sie haben gemäß Artikel 77 Abs. 1 DSGVO ferner das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eigener Wahl zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Hessen
Wilhelmstraße 7,
65185 Wiesbaden
Telefon: 0611-1408 0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
9. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und automatisierte Entscheidungsfindung
Sie sind nicht dazu verpflichtet, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie uns Ihre Daten jedoch nicht zur Verfügung stellen, ist es uns nicht möglich, Sie in das Bewerbungsverfahren aufzunehmen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
10. Sonstige Hinweise
Für die Zurücknahme Ihrer Bewerbung können sie uns eine E-Mail an Bewerbung@Stiftungsfamilie.de senden. Im Übrigen gelten unsere allgemeinen Hinweise zum Datenschutz, welche Sie unter https://www.stiftungsfamilie.de/datenschutz abrufen können.
Für Rückfragen zum Thema Datenschutz stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können sich hierzu per Post oder per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten der Stiftungsfamilie BSW & EWH wenden. Die Kontaktdaten können Sie Ziffer 1 entnehmen.
